請求書の承認は5秒で済みます。きちんとチェックするにはもっと時間がかかるため、ほとんどのデスクでは実施されていません。
きちんとチェックするとは、B/L、契約、船積書類を並べて開き、サプライヤーが請求している内容と1行ずつ照合することです。時間がかかり、退屈な作業ですが、まさにそこで、誰にも気づかれずに会社のお金が流出しているのです。
背後にある出荷と照合
Apolloでは、チェックは入力と同時に行われます。すべてのサプライヤー請求書は、対応する出荷とその元となる契約に照らして検証されます。
- B/L番号（同一の番号が別物に見える原因となるスペースやハイフンを除いて比較）
- B/L記載の船積正味重量と請求数量の比較
- 単価と契約価格の比較
- 支払条件の配分と、契約上いま支払うべき金額の比較
- 船積書類が揃っているかどうか
請求数量には船積正味重量があらかじめ入力されるため、起点はサプライヤーの数字ではなく、出荷の実績になります。
小さな差異、確かな金額
485トンのロットで300キロの差は、価格を掛けるまでは端数にすぎません。価格を掛ければ4桁の金額となり、請求書だけを見ていた人には決して気づけなかった金額です。チェックの目的は不正を見つけることではありません。支払いが実行される前に、日常的な差異を見えるようにすることです。
何もブロックされません
チェックによって請求書が止まることはありません。差異はその金額とともに表示され、判断はお客様に委ねられます。承認するか、サプライヤーに照会するかです。想定内で合意済みの差異もあります。違いは、その合意が差異を把握したうえで行われるようになることです。
何もブロックされず、何も見逃されません。
エージェントがメールボックスから請求書を取り込み、誰かが開く前にチェックする仕組みについては、支払前の請求書チェックをご覧ください。
よくあるご質問
コモディティ取引では、サプライヤー請求書を何と照合すべきですか？
対応する出荷とその元となる契約です。具体的には、B/L番号、船積正味重量、契約上の単価、支払条件の配分、船積書類の完備状況です。
Apollo Negoceは一致しない請求書をブロックしますか？
いいえ。差異はその金額とともに表示され、請求書を承認するかサプライヤーに照会するかはユーザーが判断します。
チェックはいつ実行されますか？
請求書の入力中です。基準値はApollo Negoceに登録済みの出荷と契約から取得され、請求数量には船積正味重量があらかじめ入力されます。
