Approuver une facture prend cinq secondes. La contrôler correctement prend plus de temps, alors sur la plupart des desks, cela ne se fait pas.
Contrôler correctement, c'est ouvrir côte à côte le connaissement, le contrat et les documents d'expédition, et les comparer ligne par ligne avec ce que le fournisseur vous demande de payer. C'est lent, c'est fastidieux, et c'est précisément là que l'argent sort de l'entreprise sans que personne ne s'en aperçoive.
Confrontée à l'expédition qui la sous-tend
Dans Apollo, le contrôle se fait pendant la saisie. Chaque facture fournisseur est confrontée à l'expédition à laquelle elle se rattache et au contrat qui la sous-tend :
- le numéro de connaissement, comparé sans les espaces ni les tirets qui font paraître différents deux numéros identiques
- le poids net embarqué figurant sur le connaissement, par rapport à la quantité facturée
- le prix unitaire, par rapport au prix du contrat
- l'échéancier des conditions de paiement, par rapport à ce que le contrat prévoit comme exigible maintenant
- la complétude des documents d'expédition
La quantité facturée est préremplie à partir du poids net embarqué : le point de départ est l'expédition, pas le chiffre du fournisseur.
Petits écarts, vrai argent
Trois cents kilos sur un lot de 485 tonnes, c'est une erreur d'arrondi jusqu'à ce qu'on les valorise. On obtient alors un montant à quatre chiffres que personne, en lisant la facture seule, n'aurait jamais vu. Le but du contrôle n'est pas de débusquer la fraude. Il est de rendre visibles les écarts ordinaires avant que le paiement ne parte.
Rien n'est bloqué
Le contrôle n'arrête pas la facture. L'écart est affiché, avec ce qu'il coûte, et la décision vous appartient : l'accepter, ou interroger le fournisseur. Certains écarts sont attendus et convenus. La différence, c'est qu'ils sont désormais convenus en connaissance de cause.
Rien n'est bloqué. Rien ne passe inaperçu.
Pour la version où un agent récupère la facture dans la boîte mail et la contrôle avant que quiconque ne l'ouvre, consultez Des factures contrôlées avant paiement.
Questions fréquentes
Par rapport à quoi faut-il contrôler une facture fournisseur dans le négoce de matières premières ?
Par rapport à l'expédition à laquelle elle se rattache et au contrat qui la sous-tend : le numéro de connaissement, le poids net embarqué, le prix unitaire du contrat, l'échéancier des conditions de paiement et la complétude des documents d'expédition.
Apollo Negoce bloque-t-il une facture qui ne concorde pas ?
Non. L'écart est affiché avec ce qu'il coûte, et l'utilisateur décide d'accepter la facture ou d'interroger le fournisseur.
Quand le contrôle a-t-il lieu ?
Pendant la saisie de la facture. Les valeurs de référence proviennent de l'expédition et du contrat déjà présents dans Apollo Negoce, et la quantité facturée est préremplie à partir du poids net embarqué.
