Les instructions d'embarquement font partie de ces choses dont personne ne parle et que tout le monde refait.
Elles arrivent par mail. Elles changent, parfois chaque semaine. Quelqu'un les ressaisit dans le système, reconstruit le document à partir du précédent, puis le transmet. Au moment où le navire appareille, l'instruction a été recopiée à la main au moins une fois.
Ce que contient une instruction d'embarquement
Destinataire, notify party, port de déchargement, quantité, code SH et documents exigés : certificat d'origine, certificat phytosanitaire, nombre de connaissements originaux. Chacun de ces champs figure déjà quelque part dans le contrat ou dans l'expédition. C'est en les ressaisissant qu'un changement de port ou une quantité corrigée passe entre les mailles du filet.
Chaque champ proposé, chaque modification soumise à votre validation
Apollo Negoce automatise cette étape. L'instruction est rattachée au bon contrat et à la bonne expédition. Chaque champ est lu et proposé au regard de ce que le contrat prévoit déjà, et vous acceptez ou refusez chaque modification. L'écart apparaît avant toute signature, et l'instruction repart par e-mail, sous votre signature.
Ce que personne ne compte
Quarante minutes par instruction, onze par mois. Cela représente près d'une journée de travail complète chaque mois, pour une tâche qui ne crée aucune valeur. Ces quarante minutes sont une estimation, pas une mesure : personne n'a jamais chronométré la transmission d'une instruction d'expédition, et c'est précisément pour cela que le problème n'est jamais réglé.
Personne n'a jamais chronométré la transmission d'une instruction d'expédition. C'est précisément pour cela que le problème n'est jamais réglé.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une instruction d'expédition dans le négoce physique de matières premières ?
L'instruction que l'acheteur envoie pour une expédition : destinataire, notify party, port de déchargement, quantité, code SH et documents exigés, comme le certificat d'origine, le certificat phytosanitaire et le nombre de connaissements originaux.
Pourquoi les instructions d'expédition sont-elles source d'erreurs ?
Elles arrivent par e-mail, changent d'une semaine à l'autre et sont généralement ressaisies à partir de la précédente. Un changement de port de déchargement ou de quantité peut passer inaperçu jusqu'à l'émission des documents.
Comment Apollo Negoce traite-t-il les instructions d'expédition ?
Apollo Negoce est en train de le développer : l'instruction est rattachée au bon contrat et à la bonne expédition, chaque champ est proposé au regard de ce que prévoit le contrat, et l'utilisateur accepte ou refuse chaque modification avant toute signature.
