Aprobar una factura lleva cinco segundos. Verificarla como es debido lleva más, así que en la mayoría de las mesas no se hace.
Verificar como es debido significa abrir el conocimiento de embarque, el contrato y los documentos de embarque uno al lado del otro, y compararlos línea por línea con lo que el proveedor le pide que pague. Es lento, es tedioso, y es exactamente por donde el dinero sale de la empresa sin que nadie lo note.
Contrastada con el embarque que la respalda
En Apollo, la verificación se hace mientras usted escribe. Cada factura de proveedor se contrasta con el embarque al que corresponde y el contrato que la respalda:
- el número de conocimiento de embarque, comparado sin los espacios ni guiones que hacen que dos números idénticos parezcan distintos
- el peso neto embarcado según el conocimiento de embarque, frente a la cantidad facturada
- el precio unitario, frente al precio del contrato
- el reparto de las condiciones de pago, frente a lo que el contrato establece como exigible ahora
- si la documentación del embarque está completa
La cantidad facturada se rellena previamente con el peso neto embarcado, de modo que el punto de partida es el embarque y no la cifra del proveedor.
Diferencias pequeñas, dinero real
Trescientos kilos sobre un lote de 485 toneladas son un error de redondeo hasta que se valorizan. Entonces se convierten en un importe de cuatro cifras que nadie que leyera la factura por sí sola habría visto jamás. El objetivo de la verificación no es detectar fraudes. Es hacer visibles las diferencias habituales antes de que salga el pago.
No se bloquea nada
La verificación no detiene la factura. La diferencia se muestra, con lo que cuesta, y la decisión sigue siendo suya: aceptarla o consultar al proveedor. Algunas diferencias son previsibles y están pactadas. Lo que cambia es que ahora se aceptan con conocimiento de causa.
No se bloquea nada. Nada pasa desapercibido.
Para la versión en la que un agente recoge la factura del buzón y la verifica antes de que nadie la abra, consulte Facturas verificadas antes de pagar.
Preguntas frecuentes
¿Contra qué debe verificarse una factura de proveedor en el trading de commodities?
Contra el embarque al que corresponde y el contrato que la respalda: el número de conocimiento de embarque, el peso neto embarcado, el precio unitario del contrato, el reparto de las condiciones de pago y la integridad de los documentos de embarque.
¿Bloquea Apollo Negoce una factura que no cuadra?
No. La diferencia se muestra con lo que cuesta, y el usuario decide si acepta la factura o consulta al proveedor.
¿Cuándo se realiza la verificación?
Mientras se introduce la factura. Los valores de referencia proceden del embarque y del contrato ya registrados en Apollo Negoce, y la cantidad facturada se rellena previamente con el peso neto embarcado.
