Eine Rechnung ist in fünf Sekunden freigegeben. Eine gründliche Prüfung dauert länger, deshalb findet sie an den meisten Desks nicht statt.
Gründlich prüfen heißt: Konnossement, Kontrakt und Verschiffungsdokumente nebeneinanderlegen und Zeile für Zeile mit dem vergleichen, was der Lieferant von Ihnen verlangt. Das ist langsam, das ist mühsam, und genau dort fließt Geld aus dem Unternehmen ab, ohne dass es jemand merkt.
Abgeglichen mit der zugehörigen Verschiffung
In Apollo erfolgt die Prüfung während der Eingabe. Jede Lieferantenrechnung wird mit der zugehörigen Verschiffung und dem zugrunde liegenden Kontrakt abgeglichen:
- die Konnossementnummer, verglichen ohne die Leerzeichen und Bindestriche, durch die zwei identische Nummern unterschiedlich aussehen
- das verschiffte Nettogewicht laut Konnossement, gegenüber der fakturierten Menge
- der Einheitspreis, gegenüber dem Preis im Kontrakt
- die Aufteilung der Zahlungsbedingungen, gegenüber dem, was laut Kontrakt jetzt fällig ist
- ob die Verschiffungsdokumente vollständig sind
Die fakturierte Menge wird aus dem verschifften Nettogewicht vorbelegt, Ausgangspunkt ist also die Verschiffung, nicht die Zahl des Lieferanten.
Kleine Abweichungen, echtes Geld
Dreihundert Kilo auf einer Partie von 485 Tonnen sind ein Rundungsfehler, bis man sie bewertet. Dann sind sie ein vierstelliger Betrag, den niemand, der nur die Rechnung liest, je bemerkt hätte. Bei der Prüfung geht es nicht darum, Betrug aufzudecken. Es geht darum, die gewöhnlichen Abweichungen sichtbar zu machen, bevor die Zahlung rausgeht.
Nichts wird blockiert
Die Prüfung hält die Rechnung nicht auf. Die Abweichung wird mit ihren Kosten angezeigt, und die Entscheidung liegt bei Ihnen: akzeptieren oder beim Lieferanten nachfragen. Manche Differenzen sind erwartet und vereinbart. Der Unterschied ist, dass sie jetzt bewusst vereinbart werden.
Nichts wird blockiert. Nichts geht unbemerkt durch.
Für die Variante, bei der ein Agent die Rechnung aus dem Postfach holt und prüft, bevor jemand sie öffnet, siehe Rechnungen geprüft, bevor Sie zahlen.
Häufig gestellte Fragen
Wogegen sollte eine Lieferantenrechnung im Rohstoffhandel geprüft werden?
Gegen die zugehörige Verschiffung und den zugrunde liegenden Kontrakt: Konnossementnummer, verschifftes Nettogewicht, Einheitspreis im Kontrakt, Aufteilung der Zahlungsbedingungen und Vollständigkeit der Verschiffungsdokumente.
Blockiert Apollo Negoce eine Rechnung, die nicht übereinstimmt?
Nein. Die Abweichung wird mit ihren Kosten angezeigt, und der Nutzer entscheidet, ob er die Rechnung akzeptiert oder beim Lieferanten nachfragt.
Wann läuft die Prüfung?
Während der Erfassung der Rechnung. Die Referenzwerte stammen aus der Verschiffung und dem Kontrakt, die bereits in Apollo Negoce hinterlegt sind, und die fakturierte Menge wird aus dem verschifften Nettogewicht vorbelegt.
