Утвердить счёт можно за пять секунд. Тщательная проверка занимает больше времени, поэтому на большинстве десков её просто не делают.
Тщательная проверка означает открыть рядом коносамент, контракт и отгрузочные документы и построчно сравнить их с тем, что поставщик просит оплатить. Это медленно, скучно, и именно здесь деньги незаметно уходят из компании.
Сверка с отгрузкой, стоящей за счётом
В Apollo проверка идёт прямо во время ввода. Каждый счёт поставщика сверяется с отгрузкой, к которой он относится, и с контрактом, на котором она основана:
- номер коносамента, который сравнивается без пробелов и дефисов, из-за которых два одинаковых номера выглядят по-разному
- вес нетто при отгрузке по коносаменту против количества в счёте
- цена за единицу против цены в контракте
- разбивка условий оплаты против суммы, которая по контракту причитается сейчас
- комплектность отгрузочных документов
Количество в счёте заполняется заранее по весу нетто при отгрузке, так что отправной точкой служит отгрузка, а не цифра поставщика.
Мелкие расхождения, реальные деньги
Триста килограммов на партии в 485 тонн кажутся погрешностью округления, пока вы не переведёте их в деньги. А тогда это четырёхзначная сумма, которую никто, читая счёт сам по себе, никогда бы не заметил. Смысл проверки не в поиске мошенничества. Он в том, чтобы обычные расхождения стали видны до того, как уйдёт платёж.
Ничего не блокируется
Проверка не останавливает счёт. Расхождение показывается вместе с его стоимостью, а решение остаётся за вами: принять его или направить запрос поставщику. Некоторые расхождения ожидаемы и согласованы. Разница в том, что теперь их согласуют осознанно.
Ничего не блокируется. Ничего не проходит незамеченным.
О варианте, в котором агент сам забирает счёт из почтового ящика и проверяет его ещё до того, как его кто-то откроет, читайте в разделе Счета проверены до оплаты.
Часто задаваемые вопросы
С чем нужно сверять счёт поставщика в сырьевой торговле?
С отгрузкой, к которой он относится, и с контрактом, на котором она основана: номер коносамента, вес нетто при отгрузке, цена за единицу по контракту, разбивка условий оплаты и комплектность отгрузочных документов.
Блокирует ли Apollo Negoce счёт, который не сходится?
Нет. Расхождение показывается вместе с его стоимостью, а пользователь решает, принять счёт или направить запрос поставщику.
Когда выполняется проверка?
Во время ввода счёта. Эталонные значения берутся из отгрузки и контракта, которые уже есть в Apollo Negoce, а количество в счёте заполняется заранее по весу нетто при отгрузке.
