Aprovar uma fatura leva cinco segundos. Conferi-la direito leva mais tempo, por isso, na maioria das mesas, isso não acontece.
Conferir direito significa abrir o B/L, o contrato e os documentos de embarque lado a lado e compará-los linha por linha com o que o fornecedor está cobrando. É lento, é maçante, e é exatamente por aí que o dinheiro sai da empresa sem ninguém perceber.
Comparada com o embarque correspondente
No Apollo, a conferência acontece enquanto você digita. Cada fatura de fornecedor é comparada com o embarque a que pertence e com o contrato correspondente:
- o número do B/L, comparado sem os espaços e hifens que fazem dois números idênticos parecerem diferentes
- o peso líquido embarcado no B/L, em relação à quantidade faturada
- o preço unitário, em relação ao preço do contrato
- a divisão das condições de pagamento, em relação ao que o contrato prevê como devido agora
- se os documentos de embarque estão completos
A quantidade faturada vem preenchida com o peso líquido embarcado, então o ponto de partida é o embarque, e não o número do fornecedor.
Pequenas diferenças, dinheiro de verdade
Trezentos quilos em um lote de 485 toneladas parecem arredondamento até você colocar preço. Aí viram um valor de quatro dígitos que ninguém, lendo a fatura isoladamente, teria percebido. O objetivo da conferência não é encontrar fraude. É tornar visíveis as diferenças comuns antes que o pagamento saia.
Nada é bloqueado
A conferência não trava a fatura. A diferença é mostrada, com o quanto ela custa, e a decisão continua sendo sua: aceitar ou questionar o fornecedor. Algumas diferenças são esperadas e acordadas. A diferença agora é que elas são acordadas com conhecimento de causa.
Nada é bloqueado. Nada passa despercebido.
Para a versão em que um agente pega a fatura na caixa de e-mail e a confere antes que alguém a abra, veja Faturas conferidas antes do pagamento.
Perguntas frequentes
Com o que uma fatura de fornecedor deve ser conferida no trading de commodities?
Com o embarque a que ela pertence e com o contrato correspondente: o número do B/L, o peso líquido embarcado, o preço unitário do contrato, a divisão das condições de pagamento e a completude dos documentos de embarque.
O Apollo Negoce bloqueia uma fatura que não confere?
Não. A diferença é mostrada com o quanto ela custa, e o usuário decide se aceita a fatura ou questiona o fornecedor.
Quando a conferência é feita?
Durante o lançamento da fatura. Os valores de referência vêm do embarque e do contrato já cadastrados no Apollo Negoce, e a quantidade faturada vem preenchida com o peso líquido embarcado.
